Agilidade no atendimento ao cliente: saiba usar o WhatsApp Business

Respostas prontas e saudação automática são algumas das funcionalidades do WhatsApp Business, a versão empresarial do aplicativo mensageiro mais famoso do mundo!

30/11/2018 às 9:00

O WhatsApp agora tem uma versão empresarial, batizada de WhatsApp Business. Disponível apenas para celulares com sistema operacional Android, o aplicativo foi criado para facilitar a comunicação dentro de pequenas e médias empresas. O download é gratuito, assim como o uso, e ainda não há previsão de lançamento de uma versão para iOS.

WhatsApp Business facilita a comunicação com o cliente.

WhatsApp Business facilita a comunicação com o cliente.

O objetivo da ferramenta é garantir uma interação mais fluida e eficaz no dia a dia. E isso acontece com o uso de funções específicas, como automatização de mensagens e etiquetas para facilitar a localização de conversas. Para usar, será necessário buscar e baixar o WhatsApp Business na Play Store. O motivo é simples: o aplicativo  é diferente de opção destinada à pessoa física.

Leitura complementar recomendada: Veja as vantagens de usar um Celular Corporativo

Além disso, não é possível usar as duas versões (empresarial e pessoal) com o mesmo número de celular. É necessário ter uma conta diferente. Pode ser o telefone da empresa, por exemplo, o que torna a comunicação mais organizada e funcional. Veja, a seguir, tudo o que você precisa saber para usar a ferramenta a partir de agora!

Passo 1: instalação do WhatsApp Business

Como dissemos, vá a Play Store e procure por “WhatsApp Business”. Baixe o aplicativo. Em seguida, aparecerá uma tela com as indicações e as regras de uso. Toque em “Concordar e continuar”. O próximo passo é permitir que o app tenha acesso a fotos e outros arquivos, o que será necessário no dia a dia. Por fim, coloque o número do telefone comercial que deseja usar.

Como falamos, se você já tem o WhatsApp vinculado ao celular, não será possível usar a versão Business simultaneamente. Será preciso escolher entre um ou outro. Uma boa dica é optar por instalar ambos em um aparelho com dois chips. Assim, você consegue alternar os usos no mesmo aparelho.

Este é um dos motivos pelos quais você deveria ter um plano exclusivo para sua empresa. Conheça nossas opções para seu negócio.

Passo 2: incluir informações

Assim como no perfil pessoal, no WhatsApp Business tem campos para a inclusão dos dados sobre a empresa. No campo “Perfil”, você deve colocar a descrição do seu negócio (sempre bem sucinta e explicativa), e-mail de contato, endereço (se houver uma sede fixa a ser divulgada) e o site. Não é necessário incluir dados mais específicos, como o CNPJ da empresa, por exemplo. Aliás, não é preciso ter esse tipo de registro para usar o app.

WhatsApp Business facilita a comunicação com o cliente.

É necessário incluir as informações da empresa no perfil.

Passo 3: conhecer as vantagens

O WhatsApp Business foi criado para tornar mais ágil a comunicação entre a empresa e seus clientes. Por isso, tem diferentes ferramentas que proporcionam esse objetivo. Para acessá-las, basta tocar nos três pontinhos localizados no canto superior direito do aplicativo. Em seguida, toque em “Configurações”.

Tela do WhatsApp Business.

Tela do WhatsApp Business.

Então, pressione a opção “Configurações da empresa”. Você verá três opções abaixo:

1. Mensagem de ausência

É uma mensagem enviada automaticamente aos clientes quando você não estiver disponível no app, o que evita esperas e, consequentemente, desapontamentos. Para ativar a função, depois do caminho descrito acima, basta deslizar a barra sob a opção “Enviar mensagem de ausência” para direita.

Abaixo dela, você verá uma opção de texto já fornecida pelo WhatsApp. Inclusive, é possível editá-la. Para isso, basta tocar sobre o lápis para incluir ou remover as informações que deseja.

Tela do WhatsApp Business.

Faça as alterações necessárias, salve e depois toque na opção “Enviar sempre”, localizada logo abaixo (como mostra a imagem acima).

2. Mensagem de saudação

Vá novamente à aba “Configurações da empresa”. Então, escolha a opção “Mensagem de saudação”. Na próxima tela, também deslize o ícone para direita para ativar a função. Abaixo, você pode editar o texto padrão tocando no lápis.

Tela WhatsApp Business.

Para finalizar, toque em “Ok” e em “Salvar” logo em seguida. Assim, o WhatsApp Business mandará essa mensagem automaticamente toda vez que algum cliente falar com você pela primeira vez.z.

3. Respostas rápidas

No mesmo menu “Configurações de empresa”, note que há uma opção chamada “Respostas rápidas”. Ela permite que você cadastre previamente algumas respostas para as dúvidas mais frequentes dos seus clientes. Basta tocar sobre a função e incluir as informações desejadas (tocando no símbolo de “+” indicado pela seta vermelha abaixo). É preciso identificá-las com uma palavra-chave. Por exemplo: a de agradecimento pode ser “Obrigada”.

Tela do WhatsApp Business.

Então, toda vez que você desejar mandar a resposta padrão aos usuários, basta digitar “/obrigada” (ou a palavra que estiver relacionada ao tema). Em seguida, a resposta aparecerá automaticamente, sendo preciso apenas tocar em enviar para que ela chegue ao cliente.

Passo 4: etiquetar mensagens e conversas

Experimente colocar etiquetas em contatos e conversas para organizar o seu WhatsApp Business. Aliás, é uma maneira de encontrar as informações que deseja com mais facilidade. Gostou da ideia?

O primeiro passo é tocar em “Configurações” e depois em “Etiquetas”. Há opções padrões no app, como “Novo cliente”, “Novo “pedido”, “Pagamento pendente”, “Pagamento pago” e “Pedido finalizado”. Assim, você consegue visualizar o andamento do atendimento com mais facilidade.

WhatsApp Business facilita a comunicação com o cliente.

Etiquete as mensagens para encontrar as conversas com mais facilidade.

No entanto, também é possível criar outras etiquetas. Todas são representadas por cores para garantir uma visualização melhor do andamento dos pedidos.

Passo 5: utilize também a versão web

Assim como no WhatsApp Messenger, o Business tem uma versão web. Inclusive, ela é indicada para agilizar os atendimentos, uma vez que digitar no computador acaba sendo mais rápido no dia a dia. Para usá-la, toque nos três pontinhos localizados no canto superior direito e escolha a opção “WhatsApp Web”.

WhatsApp Business facilita a comunicação com o cliente.

Acessar a versão web do app é uma forma mais rápida de falar com os clientes.

No computador, acesse o site https://web.whatsapp.com. Você verá um código. Então, posicione a câmera do celular em direção a ele e comece a usar.

Passo 6: analisar as estatísticas

O WhatsApp Business exibe as estatísticas dos contatos que você faz com os clientes. Assim, você consegue saber quantas mensagens foram enviadas e, destas, quantas foram recebidas corretamente e lidas. É um bom termômetro para verificar se está no caminho certo. Para acessar esses dados, toque sobre os três pontinhos localizados no canto superior direito da tela.

Em seguida, vá para “Configurações”, “Configurações da empresa” e, por fim, toque em “Estatísticas”. Você encontrará um resumo de uso representado por gráficos e dados bem detalhados.

WhatsApp Business facilita a comunicação com o cliente.

Analise a estatística de recebimento e envio para saber se você está no caminho certo.

Pronto para começar a usar o WhatsApp Business? É uma ferramenta muito eficaz para garantir um atendimento mais rápido, sem envolver custos adicionais a empresa. O problema, no entanto, é a restrição em relação aos aparelhos com sistema operacional iOS (como dissemos, ainda não há previsão de lançamento para iPhones). Enquanto isso não acontece, aproveite para ler uma reportagem que fizemos sobre as melhores maneiras de conversar com o cliente pela plataforma.

Inclusive, o aplicativo não é o único voltado a oferecer uma rotina mais ágil e conectada. O Skype Business também uma uma opção bastante recomendada para pequenas e médias empresas (leia aqui como funciona).

E aproveite para continuar navegando pelo Blog Vivo Empresas para ter acesso a mais conteúdos que facilitarão o dia a dia da sua empresa!

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