Como otimizar o uso da telefonia móvel no seu negócio?

Identificou um gasto excessivo no serviço de telefonia móvel da sua empresa? Saiba como enfrentar e resolver a situação aqui.

30/10/2019 às 9:00

Se você se interessou por este texto é porque identificou um gasto excessivo no serviço de telefonia móvel contratado para a sua empresa. Abaixo, você confere quatro dicas de como lidar com essa situação, bem como quais medidas tomar para otimizar essa despesa.

Converse com seus colaboradores

Como você está pensando em tomar algumas medidas para sanar o problema do gasto excessivo com telefonia móvel, é importante que você comunique os colaboradores sobre a sua intenção. Dessa forma, eles estarão cientes da razão por trás das mudanças. Ou seja, é importante que você divida com eles a sua preocupação.

No entanto, faça isso da forma menos autoritária possível, e o principal: evite acusações. Assim, você estará dividindo a responsabilidade com todos os envolvidos, muito mais do que culpando-os pelo problema. E no processo de corresponsabilização, as chances de mudanças de comportamento são maiores do que no processo de acusação.

Como otimizar o uso da telefonia móvel no seu negócio?
Não responsabilize os colaboradores, mas alerte eles sobre a situação.

Em outras palavras, se você, como gestor ou gestora, dividir o problema com todos, mesmo que isso implique em uma certa “exposição”, a probabilidade dos colaboradores abraçarem as iniciativas para sanar o problema será infinitamente maior.

Invista em alternativas tecnológicas

Fazer uso de recursos tecnológicos, principalmente daqueles desenvolvidos para aprimorar a comunicação, pode ajudar a reduzir os custos gerados pela telefonia móvel corporativa.

Ferramentas como Hangout, Skype, Slack e o próprio WhatsApp realizam chamadas de áudio e vídeo gratuitamente. E, por esse motivo, são excelentes alternativas às ligações tradicionais – principalmente para outros estados e países.

Portanto, considere implantá-las vagarosamente no dia a dia da empresa. Isto é, com o devido auxílio e incentivo, através de oficinas. Do contrário, as ferramentas não serão utilizadas por colaboradores que são mais relutantes à mudanças.

Como otimizar telefonia móvel: smartphone com o hangout aberto
Ferramentas como Hangout, Skype, Slack e o próprio WhatsApp realizam chamadas de áudio e vídeo gratuitamente.

Mas, não esqueça de que essas ferramentas não devem ser a única forma de comunicação. Afinal, sua utilização dependerá muito dos segmentos atendidos pela empresa e do perfil de cada cliente.

No entanto, é importante considerá-las como alternativas. E dessa forma, reduzir o gasto da telefonia móvel e ampliar as formas de atendimento ao cliente.

Crie uma política de uso

Somente depois de compartilhar o problema com os colaboradores e oferecer uma possível alternativa, é que você cria uma política de uso. Se a sua empresa já possuir uma, revise-a e, se for o caso, reforce-a. Afinal, ela será essencial no processo de otimização.

No entanto, não estabeleça uma política de forma independente, com instruções que não correspondem com a realidade de quem deverá segui-las. Junte-se com os colaboradores ou, caso a empresa for de médio/grande porte, com líderes dos setores para estabelecer as regras e discutir boas práticas a partir das necessidades de cada um/grupo. 

A propósito, considere criar uma política por setor e mantenha-se aberto às diretrizes que forem sugeridas pelo grupo. Afinal, temos a tendência de somente nos comprometemos com o que é possível de ser cumprido.

Crie uma política de uso clara e de fácil acesso, pois ela será essencial no processo de otimização do uso da telefonia móvel.
Crie uma política de uso clara e de fácil acesso, pois ela será essencial no processo de otimização do uso da telefonia móvel.

O que deve constar?

De forma geral, a política de uso contém diretrizes sobre o que é estritamente proibido e o que deve ser evitado. E um bom exemplo de regra é em relação às ligações pessoais.

Ou seja, todos precisam estar cientes de que o aparelho móvel fornecido pela empresa deve ser utilizado apenas para questões relacionadas a trabalho. Caso contrário, as chamadas de cunho pessoal poderão ser descontadas nas folhas de pagamento.

Ademais, aproveite o fato de ter apresentado ferramentas alternativas e sugira quando elas devem ser utilizadas (ex.: quando houver conexão Wi-Fi). Por fim, não esqueça de documentar as combinações e de revisá-las com os envolvidos.

Contate o seu fornecedor

Certamente você possui contrato com uma empresa que fornece o serviço de plano de telefonia móvel para o seu negócio – se esse não for o seu caso, clique aqui. Assim sendo, antes de pensar em contratar uma gestão de telefonia ou uma auditoria, busque auxílio junto ao seu fornecedor.

Isto é, solicite à operadora, não somente uma revisão dos valores cobrados, como também um posicionamento sobre otimização das linhas corporativas.

A empresa que possui planos Smart Empresas, por exemplo, frente à necessidade de otimização do uso da telefonia móvel, consegue fazer o mapeamento de gastos e o controle e gerenciamento das linhas. Isso tudo através de canais como Meu Vivo Empresas e Vivo Gestão, respectivamente.

Telefonia móvel: Vivo Gestão

O Vivo Gestão é um serviço que permite o monitoramento e controle do tráfego de voz e dados móveis das linhas corporativas da sua empresa.

Inclusive, esse gerenciamento é feito por meio de uma plataforma inteligente, e com o auxílio de um Gerente de Contas. No entanto, é você quem decide quais controles serão aplicados nas linhas contratadas.

Print da plataforma "Vivo Gestão".
O Vivo Gestão é um serviço que permite o monitoramento e controle do tráfego de voz e dados móveis das linhas corporativas da sua empresa.

Por fim, confira a seguir algumas soluções que podem ser aplicadas nas linhas vinculadas ao plano Smart Empresas:

Funcionalidades do Vivo Gestão

Voz

  • Bloqueio de Chamadas Externas à Conta;
  • Bloqueio para Determinados Grupos;
  • Bloqueio de Chamadas para Outras Operadoras de Celular;
  • Chamadas Recebidas a Cobrar;
  • Bloqueio a Operadoras e chamadas de Longa Distância (LDN & LDI);
  • Bloqueio a Chamadas de Longa Distância Nacional (LDN);
  • Gestão de Consumo Limites Adicionais aos Pacotes;
  • Lista Autorizada e Não Autorizada;
  • Relatórios diversos (consumo, chamadas e bloqueios).

Dados

  • Gestão de consumo de cotas de uso por linha/grupo;
  • Bloqueio de dados;
  • Bloqueio de SMS.

Voz e Dados

  • Relatórios Diversos (consumo, chamadas, configuração e bloqueios).

Meu Vivo Empresas

Além disso, ser cliente de um plano Smart Empresas possibilita acesso ao Meu Vivo Empresas. A plataforma reúne informações como 2ª via de contas, status de pagamento, histórico de consumo e outros serviços.

Veja como usar o Meu Vivo

Este é o layout do Meu Vivo Empresas.
Este é o layout do Meu Vivo Empresas.

Enfim, ficou interessado em conhecer mais sobre os planos Smart Empresas para ter acesso à serviço como Vivo Gestão e Meu Vivo Empresas? Então entre em contato com um dos atendentes da Vivo.

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