Sem crise: saiba como a tecnologia contribui com a produtividade da sua equipe

Ferramentas de colaboração deixam o trabalho mais fluido e eficaz. Conheça as principais e descubra como usá-las no dia a dia da sua empresa!

07/11/2018 às 9:00

A crise econômica fez (e faz) muito empreendedor parar e pensar. Afinal, é importante analisar internamente para verificar quais são as características positivas e quais aquelas que podem ser melhoradas. Por ser a engrenagem de uma empresa, a equipe é sempre um dos pontos de atenção. Ou seja, uma boa produtividade é capaz de otimizar os recursos e fazer o trabalho render mais no dia a dia. E o melhor: no tempo certo, sem precisar de horas extras ou algo do gênero. E as ferramentas de colaboração podem ajudar nesse trabalho!

Descubra como ferramentas de colaboração podem te ajudar.

Colaboração otimiza recursos e faz o trabalho render mais no dia a dia.

Mas como saber se isso vai bem dentro da sua empresa? Temos a resposta na ponta da língua: com ferramentas de colaboração. Elas englobam uma série de programas bem completos, como os softwares de gestão de projetos . Essa tecnologia te permite acompanhar em tempo real a evolução de cada atividade atribuída aos times envolvidos. Funciona como um painel. Você coloca todas as informações sobre o projeto nos quadros, para facilitar a visualização, e acompanha tudo passo a passo.

Leitura complementar recomendada: Conheça o poder das Ferramentas Colaborativas

Ao finalizar cada etapa, o integrante da equipe sinaliza e o próximo pode começar a sua parte. Assim, há uma importante integração entre as áreas e você consegue verificar se há 100% de aproveitamento de todos os recursos disponíveis – pessoas, estruturas, equipamentos e tecnologias, por exemplo.

As ferramentas de colaboração também incluem softwares que usam tecnologias como computação em nuvem e videoconferência. Tudo isso para garantir uma comunicação em tempo real e segura entre todos os membros de uma empresa. Além de seus parceiros e clientes também.

As soluções em nuvem, por exemplo, garantem mobilidade e eficiência no trabalho. Uma planilha de status compartilhada entre os membros envolvidos no projeto pode sim fazer com que as tarefas caminhem melhor e mais organizadas.

Aliás, há diferentes opções disponíveis no mercado atualmente. E o objetivo de todas elas é o mesmo: garantir que as tarefas sejam executadas dentro dos prazos e das metas estabelecidas.

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Nas ferramentas colaborativas dá para acompanhar o tempo de cada tarefa.

Tempo a seu favor

Um dos principais benefícios dessas plataformas é a gestão do tempo. Inclusive, em muitas delas dá para verificar e analisar quanto tempo foi necessário para desempenhar cada tarefa. Ou seja, se alguma demorou mais do que o esperado, por exemplo, você consegue avaliar o motivo, como retrabalhos e equipamentos que não funcionam. E tem insumos para corrigi-lo no meio do caminho.

Além disso, esse tipo de ferramenta detecta se as equipes vêm fazendo reuniões em excesso, por exemplo. E se elas realmente são necessárias. Isso ajuda a otimizar a rotina.

Outra vantagem é a análise das tecnologias disponíveis. Se algum funcionário gasta muito tempo com alguma atividade e ela poderia ser automatizada facilmente, seria muito melhor investir em um software ou algo do gênero.

Assim, o colaborador poderia dedicar mais tempo a outras tarefas. Inclusive, a tecnologia ajuda a aproximar as áreas e a facilitar a comunicação entre elas.

Áreas integradas e decisões rápidas

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Acompanhar o processo do início ao fim agiliza na tomada de decisões.

Softwares de gestão da produtividade e ferramentas colaborativas ampliam o horizonte do colaborador. Assim, ele pode ver o trabalho de cada área ou equipe – e perceber a importância de cada um. Isso garante uma integração maior entre os setores, o que é muito saudável para a empresa. A visão da companhia se torna macro, característica que contribui para o bom andamento dos projetos.

Acompanhar o processo do início ao fim também favorece muito a rapidez na tomada de decisões. Tais plataformas garantem uma percepção bem ampla de todo o projeto. Ou seja, a resolução fica mais ágil e acertada.

Agora que você já sabe dos benefícios desse tipo de ferramenta, mostraremos a seguir as melhores opções disponíveis no mercado. A maioria tem um investimento baixo perto dos benefícios que podem entregar. Aproveite a leitura!

Gestão de projetos

Trello

É uma das plataformas mais usadas para gerir projetos. E apresenta resultados excelentes. Isso porque você inclui em um quadro todas as tarefas que devem ser feitas – e atribui tarefas a cada pessoa. Ao finalizar uma, o responsável a arrasta para o quadro das opções concluídas. O seguinte recebe a notificação ou então acessa a plataforma e, assim, pode dar continuidade ao trabalho. Por isso, é fácil de detectar os atrasos e corrigir as suas causas.

Por ser gratuito, o Trello é uma opção bastante recomendada para pequenas empresas. Vale fazer o teste para ver se funciona no seu dia a dia. A plataforma permite ainda a inclusão de outros materiais pertencentes ao projeto, como e-mail, planilhas, fotos e notas fiscais.

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Trello é uma das ferramentas mais usadas para gerir projetos.

A plataforma conta com versões para desktop e smartphone, o que garante mobilidade ao acesso do conteúdo disponível. Note ainda, na imagem acima, que há um campo para buscas. Assim, a navegação fica mais ágil e você encontra as informações com facilidade.

Wrike

O Wrike também é uma plataforma de gerenciamento de projetos online. Seu objetivo é concentrar, em um só lugar, todas as informações referentes aos projetos da empresa. Assim, os colaboradores envolvidos têm acesso a relatórios e status das atividades em andamento.

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Além de acompanhar o trabalho das demais equipe, Wrike substitui e-mail.

Além disso, o fluxo de trabalho fica mais fluido, sem perda de tempo com troca de e-mails, por exemplo. E tudo fica registrado na ferramenta, o que evita perda de informação ou confusões no meio do caminho.

Essa transparência, já que todos podem ver o andamento do projeto, dá mais tranquilidade aos gestores e ainda facilita o monitoramento do progresso de cada etapa.

A redução do tempo de planejamento e, sobretudo, a distribuição mais assertiva das tarefas deixa o trabalho de cada equipe mais dinâmico. Inclusive, o Wrike tem versões para mobile e desktop. No entanto, é uma ferramenta paga, embora tenha a possibilidade de testá-la gratuitamente.

Compartilhamento de arquivos

Subir as informações em drives é uma ótima maneira de conseguir alcançar a equipe inteira de um jeito simples, econômico, prático e seguro. As pastas, que antes ficavam em uma rede física, agora podem ser facilmente armazenadas em nuvens (nome dado aos servidores remotos).

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Google Drive é outra ferramenta colaborativa.

Há diferentes opções disponíveis atualmente. O Vivo Cloud Backup é uma delas. Trata-se de uma ferramenta para compartilhar arquivos e pastas, com edição e colaboração online. E o melhor: tudo sempre com muita segurança. Isso porque o empresário consegue autorizar usuários, gerenciar permissões e ainda incluir datas de expiração dos arquivos.

Ou seja, caso for um projeto temporário, por exemplo, essa gestão fica mais simplificada e segura. Você pode ainda proteger algumas pastas com senhas, limitando assim o acesso a conteúdos mais estratégicos e confidenciais. Conheça os planos de armazenamento!

Outra opção é o Google Drive, serviço do Google com planos gratuitos e pagos. O Dropbox conta com uma interface menos amigável que a do Google, porém cumpre bem o seu papel.

Há também o OneDrive, que é a opção disponibilizada pela Microsoft. Todos esses serviços permitem o compartilhamento de documentos, como textos, notas fiscais, planilhas, arquivos de status e muito mais.

Gestão de Produtividade

Office 365

A ferramenta, que faz parte do portfólio de soluções digitais do Vivo Empresas, é capaz de integrar as equipes e organizar as tarefas. Isso porque oferece ferramentas online, como Pacote Office, Skype, Exchange e One Drive for Business. Tudo em nuvem.

Descubra como ferramentas de colaboração podem te ajudar.

Ferramenta está no portfólio de soluções digitais do Vivo Empresas.

Assim, os colaboradores podem organizar a distribuição de tarefas por meio desses programas e atualizar o status em tempo real, sem a necessidade de estarem no mesmo espaço físico. Aliás, se você é adepto dessa ideia, leia uma reportagem especial que fizemos sobre trabalho remoto.

Além disso, o acesso é muito simples, rápido e pode ser feito a partir de qualquer dispositivo. Outra vantagem é a segurança: os dados ficam protegidos e você ainda não corre o risco de perdê-los, como poderia acontecer se usasse algum disco rígido.

Os planos disponíveis contam com diferentes opções de programas inclusos, quantidade de usuários, capacidade de armazenamento na nuvem, volume de dispositivos e necessidade de contratação de e-mails corporativos, entre outros. E os preços são atrativos.

Skype e Google Hangouts

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Skype é a ferramenta de colaboração mais usada no mercado.

De acordo com o relatório TechTrends Empresas, o Skype é a ferramenta de colaboração mais usada no mercado de trabalho. Isso porque é muito prático e permite fazer reuniões ou conversas a partir de qualquer dispositivo. E se a outra pessoa usar Skype, então, a ligação sai totalmente gratuita.

É uma ferramenta bastante usada no trabalho remoto por permitir ainda, além da conversa por voz, o envio de arquivos e links. Outra vantagem é o fato de fazer uma reunião com diferentes pessoas ao mesmo tempo – situadas em localidades distintas.

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Para usar Google Hangouts precisa apenas ter uma conta no Gmail.

O Google Hangouts é uma opção semelhante – apresenta praticamente as mesmas características do seu concorrente. É intuitivo, fácil de usar e diretamente ligado ao Gmail. Ou seja, não é preciso abrir uma outra plataforma para começar a usar. Basta estar com o e-mail aberto.

Concluindo sobre ferramentas de colaboração

As ferramentas de colaboração são plataformas e tecnologias capazes de otimizar os processos dentro de uma empresa. Elas garantem uma visão mais ampla de cada etapa de um projeto ou tarefa. Veja, a seguir, uma síntese das principais vantagens que oferecem ao dia a dia de uma companhia.

    • Segurança na troca de informações;
    • Possibilidade dos funcionários trabalharem remotamente;
    • Agilidade na tomada de decisões;
    • Funcionários com visão macro da empresa;
    • Detecção de problemas ou tecnologias que não estão funcionando;
    • Integração entre as equipes;
    • Processos mais ágeis e assertivos;
    • Otimização dos recursos;
    • Facilidade de comunicação;
    • Informações concentradas;
  • Organização.

Use ferramentas de colaboração na sua empresa, pois com certeza irão facilitar o seu dia a dia, que ficará muito mais produtivo! Se você gostou desse conteúdo, aproveite para ler uma reportagem sobre a fórmula ideal para engajar o seu cliente. E continue conosco no blog!

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