Guia: saiba como implementar o trabalho remoto na sua empresa

Aprenda a construir uma política de trabalho remoto na sua empresa! Conheça todos os benefícios e saiba como usar a modalidade a favor do seu negócio.

04/09/2018 às 10:00

O trabalho remoto já é uma realidade. Não ter de ir ao escritório todos os dias faz parte da filosofia de empresas em diferentes países, como Estados Unidos, Alemanha, Holanda e Chile. No Brasil, a modalidade está em uma crescente, apesar de ainda não ser uma unanimidade. De acordo com uma pesquisa feita pela consultoria SAP com 200 empresas, apenas 36% declararam que adotaram a prática, sendo que 42% delas aderiram há menos de cinco anos.

No entanto, as projeções mostram que a tendência é que esse grupo cresça nos próximos meses. O estudo “O Futuro do Trabalho, fruto de uma parceria entre Rock Content, Trello e Opinion Box, mostra exatamente os impactos da transformação digital no mercado. Segundo a análise, 34,3% dos empresários consultados disseram que pretendem incentivar esse modelo. As empresas menores, com até cinco colaboradores, são as que mais abraçam a ideia (39,2%).

Saiba como implementar o trabalho remoto na sua empresa.

Trabalho remoto já é uma realidade em muitos países. No Brasil, a adesão tem aumentado devido aos benefícios da modalidade.

E o que tem motivado esse interesse e adesão é a extensa lista de benefícios. Inclusive, os consultados apontaram as principais vantagens do trabalho remoto. São elas: impacto positivo na produtividade, redução de custos para a empresa e aumento da qualidade de vida do funcionário. Trabalhando de casa, as horas no trânsito diminuem e o tempo com a família aumenta. Por essas e outras que o modelo costuma ser bem visto por ambos os lados.

Mas e como fazer tudo isso acontecer? Implementar esse sistema é algo que exige um bom planejamento, não importa o tamanho da instituição. Por isso, trazemos aqui um passo a passo de como tornar o trabalho remoto uma realidade. Tudo isso sem o risco de errar!

Política estruturada

O primeiro passo é ter em mente o que significa o trabalho remoto. O conceito vai além de permitir que os funcionários exerçam as suas funções fora da empresa. Por isso, é algo que deve ser planejado com muita atenção. É necessário, por exemplo, criar uma política que funcione bem.

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Criar uma política estruturada é fundamental para o trabalho remoto acontecer sem problemas e ainda garantir um bom retorno à empresa.

Lembre-se de que é preciso detalhar bem os processos para evitar dúvidas. Quanto mais informação tiver, mais fácil você ou o próprio colaborador conseguirá resolver problemas e questões que podem aparecer no meio do caminho. Na política, deve constar regras, direitos e deveres.

Aliás, um dos principais tópicos é a quantidade de horas que poderá ser cumprida remotamente. É essencial estabelecer essa frequência, sobretudo para saber quando você poderá contar com o funcionário no escritório para reuniões e outas atividades. Deixe claro, por exemplo, quanto tempo cada um terá de almoço e de lanche da tarde.

Se em sua equipe houver um profissional de Recursos Humanos, crie todos os procedimentos em conjunto com ele. Assim, a política ficará melhor estruturada. Caso contrário, uma boa dica é contratar uma consultoria.

Com tudo definido, será necessário explicar perfeitamente as regras para os colaboradores. Essa conversa é muito importante para apresentar o cenário e também ouvir as opiniões.

Ouça

Muita gente tem perfil para trabalhar remotamente. Mas outras não. E isso é importante saber antes de impor a prática. Avalie junto aos times quem se interessaria e, então, sugira previamente para ver as reações. Aliás, essa medida é muito importante para garantir a produtividade sempre lá em cima.

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Conversar é essencial para alinhar as expectativas dos funcionários à filosofia da empresa.

Avalie caso a caso. Profissionais inexperientes, como estagiários, precisam de um suporte maior. Logo, o home office não funcionaria. Já para colaboradores novatos, por exemplo, seria interessante estabelecer um período de trabalho no escritório para que ele possa se ambientar antes de começar a desempenhar as suas funções em casa. Além disso, é importante que ele vivencie o dia a dia da empresa para conhecer o funcionamento da estrutura.

Também é essencial saber das expectativas dos colaboradores. Se um tem filhos e quer ficar mais próximo deles, por exemplo, trabalhar de casa pode ser uma boa alternativa.

Tecnologia

Oferecer a tecnologia adequada é um quesito importante da política de trabalho remoto. Será preciso verificar se a sua empresa conseguirá dispor dos recursos essenciais, como computadores, fones, celulares corporativos e por aí vai. Elabore uma listinha do que será preciso adquirir.

Também é possível negociar com os funcionários para verificar se eles podem usar alguns equipamentos deles caso seja necessário. Lembre-se: uma boa conversa é sempre essencial.

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Oferecer a tecnologia e os equipamentos adequados deve fazer parte da política de home office.

Outra dica importante é consultar o profissional de TI para verificar se softwares e programas usados diariamente na empresa desempenham as mesmas funções em nuvem. Afinal, as ferramentas precisam ter os mesmos papéis para garantir o ganho de produtividade.

Se você ainda não tem, será preciso garantir o acesso ao sistema corporativo por meio de aplicativos ou a partir de uma interface web. Assim, você garante o uso a partir de qualquer dispositivo. Em todos os casos, é essencial ter um bom espaço em nuvem para permitir o armazenamento e a troca de arquivos.

Comunicação

A tecnologia também é responsável por garantir uma boa comunicação entre os membros da equipe. Como? Por meio de serviços de teleconferência para assegurar que as reuniões sejam feitas. Escolha um canal de comunicação  para facilitar a troca de informação. Entre as opções disponíveis, destaque para Skype, Google Hangouts, Messenger, ooVoo e Appear.in.

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Definir os canais é fundamental para garantir uma boa comunicação entre os membros da equipe.

Apps para a troca de mensagens, como o WhatsApp, ajudam nesse processo. Inclusive, a plataforma lançou recentemente uma versão business para Android (focada em pequenas empresas). Com ela, é possível interagir com clientes a partir de ferramentas que automatizam, organizam e respondem às mensagens mais rapidamente.

Então, uma boa dica é pesquisar os canais previamente para entender os benefícios e, então, defini-los. Assim, tudo fica mais organizado no dia a dia.

Segurança

É essencial pensar em formas de proteger os dados da empresa, já que serão trocados em um ambiente virtual. Aliás, uma medida indicada é a contratação de uma Rede Privada Virtual (VPN). O serviço garante a segurança da conexão e a confidencialidade das informações trocadas.

Desempenho

Tenha em mente que controlar as horas de trabalho do seu funcionário será impossível. Ou melhor: não é indicado. Isso porque as empresas adeptas ao home office precisam saber que o fator desempenho é aquele que mais conta. Aliás, passe a medir os colaboradores pelos resultados que eles apresentam.

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Tenha em mente que você deverá avaliar o desempenho do funcionário – e não se ele está sempre online, por exemplo.

100% conectado?

Não é só porque se trata de um home office que o funcionário precisa estar online sempre que o chefe desejar. Por isso, o empresário deve evitar mandar mensagens fora do horário comercial ou então exigir respostas aos finais de semana (se isso não foi previamente combinado no contrato).

Saúde

A empresa será a responsável pela saúde dos funcionários também em home office. Ou seja, em uma conversa, verifique se a equipe tem as condições necessárias para trabalhar, como uma cadeira confortável e boa iluminação. Inclusive, o empregador pode combinar de ir à casa dos funcionários para analisar o local.

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É importante se certificar de que os funcionários têm ambientes adequados de trabalho.

Reforma Trabalhista

A reforma Trabalhista aprovada em 2017 define algumas regras para as empresas que adotam o trabalho remoto (ou teletrabalho, como aparece no documento). Veja quais são:

Jornada: a quantidade de horas de trabalho e o recebimento de horas extras não constam no contrato de trabalho. Funcionário e empregador devem acordar o volume de tarefas a serem executadas.

Auxílio financeiro: o empregador não é obrigada a pagar um auxílio para despesas com luz e internet, por exemplo. Porém, caso isso aconteça, é importante incluir a informação no contrato de trabalho.

Benefícios: quem trabalha remotamente deve receber todos os benefícios previstos. Já o vale-transporte é obrigatório apenas a quem vai ao escritório pelo menos um dia por semana.

Acidente: ainda é responsabilidade da empresa, porém há a possibilidade de o funcionário assinar um termo de responsabilidade.

Como vimos, implementar essa cultura dentro da sua empresa não é um processo simples. Mas, pode render muitos frutos e ganhos! Continue conosco para acompanhar outros artigos como esse!

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